Mike Dole

Mike Dole

Stel je hebt een werkblad waarin de verkoopresultaten van een bepaalde periode per vestiging of regio van een bedrijf worden getotaliseerd. Door gebruik te maken van de opmaakfunctie Voorwaardelijke opmaak kun je in één oogopslag zien hoe het met de cijfers van de diverse vestigingen is gesteld. Als het resultaat onder de maat is zijn de cijfers rood gekleurd, oranje als het resultaat redelijk is en groen als het resultaat goed is. Om dit realiseren, handel je als volgt:Selecteer de cellen met de getotaliseerde resultaten.

Kies Opmaak >> Voorwaardelijke opmaak.

Selecteer na Celwaarde is de optie kleiner dan en voer in de cel ernaast bijvoorbeeld de waarde 500 in (of elke andere waarde die je classificeert als 'te weinig omzet').

Klik op de knop Opmaak en selecteer in het dialoogvenster Celeigenschappen in het tabblad Lettertype bij Kleur de tekstkleur wit en in het tabblad Patronen de opvulkleur rood. Klik op OK.

Klik in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak nu op de knop Toevoegen.

Selecteer na Celwaarde is de optie tussen en voer in de twee cellen ernaast bijvoorbeeld de waarden 1000 en 500 in.

Klik op de knop Opmaak en selecteer in het dialoogvenster Celeigenschappen in het tabblad Lettertype bij Kleur de tekstkleur wit en in het tabblad Patronen de opvulkleur oranje. Klik op OK.

Klik in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak wederom op de knop Toevoegen.

Selecteer na Celwaarde is de optie groter dan en voer bijvoorbeeld de waarde 1000 in.

Klik op de knop Opmaak en selecteer in het dialoogvenster Celeigenschappen in het tabblad Lettertype bij Kleur de tekstkleur wit en in het tabblad Patronen de opvulkleur groen. Klik op OK.

Het scherm ziet er nu ongeveer als volgt uit:
Voorwaardelijke opmaak

Klik tot slot nogmaals op OK.

Het volgende eindresultaat wordt getoond:

Voorwaardelijke opmaak 2

Wanneer de waarde van één van de voorwaardelijk opgemaakte cellen kleiner is dan 500 wordt de cel rood weergegeven. De cijfers erin worden wit gekleurd voor een goede leesbaarheid. Wanneer de waarde (in dit voorbeeld) tussen 500 en 1000 zit is de achtergrondkleur oranje. De vestigingen die meer dan de bij groter dan ingevulde waarde hebben omgezet krijgen een groen gekleurde cel. Die zitten qua omzet 'veilig', dus daar hoef je niet direct op te letten!
 

Natuurlijk zit de optie voorwaardelijke opmaak ook in Excel 2007 / 2010 / 2013 (tabblad START)

Download voorbeeldbestand voorwaardelijke opmaak HIER

Excel is uitstekend geschikt om bijvoorbeeld gewerkte uren bij elkaar op te tellen. Dat optellen van tijden vindt in principe op dezelfde manier plaats als getallen. Er ontstaat echter een probleem als de som van de tijden meer dan 24 uur bedraagt. Probeer maar 8:15, 8:15 en 8:15 uur bij elkaar op te tellen.
 
Het resultaat dat je te zien krijgt is 0:45 uren dat klopt natuurlijk niet.
Tijden optellen in Excel

Dat komt omdat Excel standaard een 24-uurs weergave gebruikt en deze optelling van 24:45 uren, ziet als 24+0:45 uren en dus 0:45 uren weergeeft. Om toch het juiste totaal aantal gewerkte uren te zien te krijgen, handel je als volgt:
 

  • Rechtsklik op de cel met het resultaat (formule) van de optelling.
  • Selecteer in het getoonde snelmenu de optie Celeigenschappen.
  • Selecteer indien nodig in het dialoogvenster Celeigenschappen het tabblad Getal.
  • Selecteer onder Categorie de optie Aangepast.
  • Selecteer in de lijst onder Type de optie [u]:mm:ss.

Tijden optellen in Excel

Klik tot slot op OK. nu wordt het correcte aantal gewerkte uren (24:45) getoond.

Tijden optellen in Excel

Let er op dat je de juiste kiest, als eerste zal u:mm:ss getoond worden in de lijst met mogelijkheden, wij moeten [u]:mm:ss. hebben dus met de blokhaken [u]!

Downlad voorbeeldbestand HIER

zondag, 10 februari 2013 15:45

Gegevensvalidatie instellen

In Excel kun je aangeven wat voor soort waarden er in de cel ingevuld mogen worden, alleen data, tijden, hele getallen, tekst, minimale waarden, maximale waarden er zijn vele mogelijkheden.

Gegevensvalidatie

Dit doe je via menu Data - Valideren (2003) of Gegevens - Gegevensvalidatie (> 2003) zodat je de validatie in kan stellen.
Geef op het tabblad 'Instellingen' op waaraan de ingevoerde waarde moet voldoen:
Gegevensvalidatie

Op het tabblad invoerbericht kun je aangeven wat voor tekst er zichtbaar moet zijn voor degene die de informatie invoert:
Gegevensvalidatie

Het tabblad foutmelding laat je de melding invullen die weergegeven wordt als er een foute waarde ingevoerd wordt:
Gegevensvalidatie

 

Ben je aan het tikken in Excel en moet je vaak van het ene naar het andere werkblad, dan is het omslachtig om steeds de muis te moeten pakken.
Een handige sneltoets om te switchen is dan Control – PageDown en Control PageUp. Op deze manier hoef je het toetsenbord niet los te laten en kun je eenvoudig bladeren tussen de diverse tabbladen!

Om tekst over twee of meer regels te laten lopen is er in Excel een bijzondere toetsaanslag: Alt+Enter. In andere Office-programma's zou je wellicht Shift+Enter gebruiken. Typ een stukje tekst in een cel. Wanneer je de celrand nadert druk je op Alt+Enter. Je kunt nu weer verder typen. De regels komen onder elkaar in één cel te staan en de rijhoogte wordt automatisch aangepast.

Als je al cellen hebt met tekst die te lang is voor de kolombreedte, dan kun je beter het volgende doen: selecteer de cel(len), klik met de rechtermuisknop en kies 'Celeigenschappen'. Ga naar het tabblad Uitlijning en zet de optie Terugloop aan. Druk dan op OK. De tekst wordt nu automatisch over meerdere regels verdeeld.
Celeigenschappen tekstuitlijning

zondag, 10 februari 2013 15:33

Tekst en de huidige datum samenvoegen

Er zijn mensen die hun facturen maken met Excel. En waarom ook niet? Om de tekst "Factuurdatum" en de huidige datum in de juiste opmaak boven de factuur te krijgen hebben wij de volgende handige tip.

Typ in de gewenste cel de volgende formule:
 ="Factuurdatum "&TEKST(NU(); "dd-mm-jjjj")

Datum opnemen in tekstregel 
Let op de spatie achter het woord Factuurdatum. Na de tekst tussen aanhalingstekens zorgt het '&' teken ervoor dat de tekst wordt gecombineerd met de daaropvolgende formule. De functie TEKST zet een waarde in een tekst om. Het eerste argument is de functie NU(), wat de huidige datum oplevert. Het tweede argument is de gewenste opmaak. In dit geval twee cijfers voor de dag, twee voor de maand en vier voor het jaar. Het resultaat is een tekst als: Factuurdatum 11-05-2005.
In plaats van =NU() zou je ook =VANDAAG() kunnen gebruiken

zondag, 10 februari 2013 12:34

Tekst naar kolommen


In Excel kun je heel makkelijk de inhoud van een bepaalde kolom verdelen over meerdere kolommen.

Stel je hebt een lijst met telefoonnummers en je wilt het netnummer (b.v. 010) uit het gehele nummer halen:
Tekst naar kolommen
Selecteer de hele kolom, ga naar (Excel 2003) Data / (Excel 2007 / 2010) Tabblad gegevens – Tekst naar kolommen en de volgende ‘wizzard’ wordt getoond:
Tekst naar kolommen

In bovenstaand voorbeeld willen we de kengetallen scheiden van het abonneenummer door een splitsing te maken op het ‘-‘ teken.
 
Geef in ‘Bestemming’ de cel op waar je de waarden in wilt laten zien.
Let op dat je bij ‘Gegevenstype per kolom’ Tekst selecteert anders laat Excel de voorloopnullen weg omdat er vanuit gegaan wordt dat het om een getal gaat!
Tekst naar kolommen

zondag, 10 februari 2013 12:23

Dagen verschil tussen 2 data uitrekenen

Om heel eenvoudig het aantal openstaande dagen te berekenen van een factuur gebruik je de volgende formule, als bijvoorbeeld de factuurdatum in cel A1 staat: =(NU()-A1)-1

Een andere handige formule om data met elkaar te vergelijken is de formule datumveschil, we hebben 2 cellen met data B1 en B2 :
=DATUMVERSCHIL(B1;B2;"d")

Formule datumverschil in Excel

De "d" geeft aan dat we het verschil in dagen willen zien, voor maanden hadden we "M" ingevuld.

Gebruik dus de formule datumverschil() om het verschil tussen datum 1 en datum 2 te bepalen.

 

zondag, 10 februari 2013 11:55

Een werkblad delen met meerdere gebruikers

Vaak zal een werkblad door slechts een enkele persoon gebruikt worden. Excel biedt echter ook de mogelijkheid om met meer gebruikers gelijktijdig aan een werkblad te werken.
Standaard is deze mogelijkheid echter niet actief. Wilt je dus met meerdere personen gelijktijdig aan een werkblad werken, dan moet je even de volgende
handelingen uitvoeren:
• eerst open je in Excel natuurlijk het werkblad waaraan je met meerdere personen gelijktijdig wil gaan werken
Vervolgens kies je voor Extra >> Werkmap delen >> tabblad Bewerken
Werkmap delen

Plaats nu een vinkje voor Gelijktijdige bewerking door meerdere gebruikers toestaan
Desgewenst kun je op het tabblad Geavanceerd nog een aantal mogelijkheden voor het bijhouden van veranderingen en het opslaan van wijzigingen vastleggen.
Werkmap delen

• Daarna klik je op OK
Het werkblad kan nu gelijktijdig door meerdere gebruikers bewerkt worden...

zaterdag, 09 februari 2013 21:41

‘Doordeweekse’ data doorvoeren


Microsoft Excel heeft een handig hulpmiddel dat je kan helpen bij het sneller invullen van gegevens: het automatisch doorvoeren. Plaats je bijvoorbeeld een datum in een cel, dan verschijnt in de rechter onderhoek van deze cel een vierkantje (de vulgreep). Plaats je de muis op dit vierkantje, dan kun je de celinhoud van de volgende cellen bepalen door de muiscursor naar beneden te slepen.

In het geval van de datum zal Microsoft Excel da daaronder liggende cellen vullen met elkaar opvolgende datums. En daar is natuurlijk niets mis mee. Behalve wanneer je alleen van maandag tot en met vrijdag werkt en de dagen in het weekend niet nodig hebt.
Mocht dat zo zijn, dan kun je het volgende doen:

waarden doorvoeren in Excel
Na het slepen van de vulgreep om de volgende cellen te vullen verschijnt rechts onder een icoon. Wanneer je daarop klikt krijg je een aantal mogelijkheden.

Om de weekenddagen uit de selectie te verwijderen kies je de optie Weekdagen doorvoeren.

Microsoft Excel zal dan alleen de dagen van maandag tot en met vrijdag als datum invullen...

Pagina 6 van 7

Excel Software Shop

Web Analytics