Stel je hebt een werkblad waarin de verkoopresultaten van een bepaalde periode per vestiging of regio van een bedrijf worden getotaliseerd. Door gebruik te maken van de opmaakfunctie Voorwaardelijke opmaak kun je in één oogopslag zien hoe het met de cijfers van de diverse vestigingen is gesteld. Als het resultaat onder de maat is zijn de cijfers rood gekleurd, oranje als het resultaat redelijk is en groen als het resultaat goed is. Om dit realiseren, handel je als volgt:Selecteer de cellen met de getotaliseerde resultaten.

Kies Opmaak >> Voorwaardelijke opmaak.

Selecteer na Celwaarde is de optie kleiner dan en voer in de cel ernaast bijvoorbeeld de waarde 500 in (of elke andere waarde die je classificeert als 'te weinig omzet').

Klik op de knop Opmaak en selecteer in het dialoogvenster Celeigenschappen in het tabblad Lettertype bij Kleur de tekstkleur wit en in het tabblad Patronen de opvulkleur rood. Klik op OK.

Klik in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak nu op de knop Toevoegen.

Selecteer na Celwaarde is de optie tussen en voer in de twee cellen ernaast bijvoorbeeld de waarden 1000 en 500 in.

Klik op de knop Opmaak en selecteer in het dialoogvenster Celeigenschappen in het tabblad Lettertype bij Kleur de tekstkleur wit en in het tabblad Patronen de opvulkleur oranje. Klik op OK.

Klik in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak wederom op de knop Toevoegen.

Selecteer na Celwaarde is de optie groter dan en voer bijvoorbeeld de waarde 1000 in.

Klik op de knop Opmaak en selecteer in het dialoogvenster Celeigenschappen in het tabblad Lettertype bij Kleur de tekstkleur wit en in het tabblad Patronen de opvulkleur groen. Klik op OK.

Het scherm ziet er nu ongeveer als volgt uit:

Klik tot slot nogmaals op OK.

Het volgende eindresultaat wordt getoond:

Wanneer de waarde van één van de voorwaardelijk opgemaakte cellen kleiner is dan 500 wordt de cel rood weergegeven. De cijfers erin worden wit gekleurd voor een goede leesbaarheid. Wanneer de waarde (in dit voorbeeld) tussen 500 en 1000 zit is de achtergrondkleur oranje. De vestigingen die meer dan de bij groter dan ingevulde waarde hebben omgezet krijgen een groen gekleurde cel. Die zitten qua omzet 'veilig', dus daar hoef je niet direct op te letten!
 

Natuurlijk zit de optie voorwaardelijke opmaak ook in Excel 2007 / 2010 / 2013 (tabblad START)

Download voorbeeldbestand voorwaardelijke opmaak HIER

Excel is uitstekend geschikt om bijvoorbeeld gewerkte uren bij elkaar op te tellen. Dat optellen van tijden vindt in principe op dezelfde manier plaats als getallen. Er ontstaat echter een probleem als de som van de tijden meer dan 24 uur bedraagt. Probeer maar 8:15, 8:15 en 8:15 uur bij elkaar op te tellen.
 
Het resultaat dat je te zien krijgt is 0:45 uren dat klopt natuurlijk niet.

Dat komt omdat Excel standaard een 24-uurs weergave gebruikt en deze optelling van 24:45 uren, ziet als 24+0:45 uren en dus 0:45 uren weergeeft. Om toch het juiste totaal aantal gewerkte uren te zien te krijgen, handel je als volgt:
 

• Rechtsklik op de cel met het resultaat (formule) van de optelling.
• Selecteer in het getoonde snelmenu de optie Celeigenschappen.
• Selecteer indien nodig in het dialoogvenster Celeigenschappen het tabblad Getal.
• Selecteer onder Categorie de optie Aangepast.
• Selecteer in de lijst onder Type de optie [u]:mm:ss.

Klik tot slot op OK. nu wordt het correcte aantal gewerkte uren (24:45) getoond.

Let er op dat je de juiste kiest, als eerste zal u:mm:ss getoond worden in de lijst met mogelijkheden, wij moeten [u]:mm:ss. hebben dus met de blokhaken [u]!

Downlad voorbeeldbestand HIER

Om tekst over twee of meer regels te laten lopen is er in Excel een bijzondere toetsaanslag: Alt+Enter. In andere Office-programma's zou je wellicht Shift+Enter gebruiken. Typ een stukje tekst in een cel. Wanneer je de celrand nadert druk je op Alt+Enter. Je kunt nu weer verder typen. De regels komen onder elkaar in één cel te staan en de rijhoogte wordt automatisch aangepast.

Als je al cellen hebt met tekst die te lang is voor de kolombreedte, dan kun je beter het volgende doen: selecteer de cel(len), klik met de rechtermuisknop en kies 'Celeigenschappen'. Ga naar het tabblad Uitlijning en zet de optie Terugloop aan. Druk dan op OK. De tekst wordt nu automatisch over meerdere regels verdeeld.

Er zijn mensen die hun facturen maken met Excel. En waarom ook niet? Om de tekst "Factuurdatum" en de huidige datum in de juiste opmaak boven de factuur te krijgen hebben wij de volgende handige tip.

Typ in de gewenste cel de volgende formule:
 ="Factuurdatum "&TEKST(NU(); "dd-mm-jjjj")

 
Let op de spatie achter het woord Factuurdatum. Na de tekst tussen aanhalingstekens zorgt het '&' teken ervoor dat de tekst wordt gecombineerd met de daaropvolgende formule. De functie TEKST zet een waarde in een tekst om. Het eerste argument is de functie NU(), wat de huidige datum oplevert. Het tweede argument is de gewenste opmaak. In dit geval twee cijfers voor de dag, twee voor de maand en vier voor het jaar. Het resultaat is een tekst als: Factuurdatum 11-05-2005.
In plaats van =NU() zou je ook =VANDAAG() kunnen gebruiken

Microsoft Excel heeft een handig hulpmiddel dat je kan helpen bij het sneller invullen van gegevens: het automatisch doorvoeren. Plaats je bijvoorbeeld een datum in een cel, dan verschijnt in de rechter onderhoek van deze cel een vierkantje (de vulgreep). Plaats je de muis op dit vierkantje, dan kun je de celinhoud van de volgende cellen bepalen door de muiscursor naar beneden te slepen.

In het geval van de datum zal Microsoft Excel da daaronder liggende cellen vullen met elkaar opvolgende datums. En daar is natuurlijk niets mis mee. Behalve wanneer je alleen van maandag tot en met vrijdag werkt en de dagen in het weekend niet nodig hebt.
Mocht dat zo zijn, dan kun je het volgende doen:

Na het slepen van de vulgreep om de volgende cellen te vullen verschijnt rechts onder een icoon. Wanneer je daarop klikt krijg je een aantal mogelijkheden.

Om de weekenddagen uit de selectie te verwijderen kies je de optie Weekdagen doorvoeren.

Microsoft Excel zal dan alleen de dagen van maandag tot en met vrijdag als datum invullen...